Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer für E-Commerce-Unternehmen verstehen

Ach, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer. Schon allein die Erwähnung dieser Begriffe kann bei E-Commerce-Unternehmern ein kollektives Stöhnen auslösen. Seien wir ehrlich: Sich in der komplexen, sich ständig ändernden Welt der Verbrauchssteuern zurechtzufinden, ist nicht gerade der spannendste Teil des Betriebs eines Online-Shops. Doch wenn du deine Verpflichtungen in diesem Bereich ignorierst oder missverstehst, ist das einer der schnellsten Wege, dein Unternehmen in Schwierigkeiten zu bringen und mit Steuerprüfungen, Strafen und Nachzahlungen konfrontiert zu werden, die dein Wachstum zum Erliegen bringen können.

Du konzentrierst dich darauf, tolle Produkte zu beschaffen, eine schöne Website zu erstellen und Kunden zu erreichen. Die Einhaltung der Steuervorschriften fühlt sich wie eine frustrierende Ablenkung an. Du fragst dich vielleicht: „Muss ich mich wirklich um die Erhebung von Steuern an all diesen verschiedenen Orten kümmern? Gibt es nicht einen einfacheren Weg?“ Die Komplexität ist zwar real, aber das Verständnis der Kernkonzepte ist für das Überleben und die Skalierbarkeit entscheidend. Es geht nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch um die finanzielle Gesundheit und das Risikomanagement.

Dieser Leitfaden soll dir die Umsatzsteuer im E-Commerce (vor allem im US-amerikanischen System) und die Mehrwertsteuer (vor allem in der EU) näherbringen. Wir erklären dir wichtige Begriffe wie Nexus, Schwellenwerte und Registrierung, zeigen dir, warum du dich darum kümmern musst, und geben dir einen Überblick über die grundlegenden Schritte zur Einhaltung der Vorschriften. Unser Ziel ist es, dir das nötige Wissen zu vermitteln, damit du diesen wichtigen Aspekt deines Online-Geschäfts sicher meistern kannst.

Die Grundlagen: Was sind Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer?

Im Kern sind sowohl die Umsatzsteuer als auch die Mehrwertsteuer **Verbrauchssteuern**. Das heißt, die Steuer wird letztendlich vom Endverbraucher bezahlt, aber Unternehmen sind in der Regel dafür verantwortlich, diese Steuer am Verkaufsort vom Kunden einzuziehen und an die zuständigen Behörden abzuführen.

• Umsatzsteuer (üblich in den USA): Ein Prozentsatz, der auf den Preis steuerpflichtiger Waren und manchmal auch Dienstleistungen aufgeschlagen wird. Die Sätze und Regeln variieren stark je nach Bundesstaat, Landkreis und sogar Stadt. Unternehmen müssen in der Regel nur in Ländern Umsatzsteuer erheben, in denen sie eine wesentliche Verbindung haben, die als „Nexus“ bezeichnet wird.
• Mehrwertsteuer (MwSt.) (üblich in der EU, Großbritannien und vielen anderen Ländern): Eine Steuer, die in jeder Phase der Lieferkette erhoben wird, in der ein Mehrwert entsteht. Beim E-Commerce-Verkauf direkt an Verbraucher (B2C) berechnet das Unternehmen in der Regel die Mehrwertsteuer basierend auf dem Standort des Kunden und führt sie ab. Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen können die auf ihre eigenen Geschäftsausgaben gezahlte Mehrwertsteuer oft zurückfordern.

Der wichtigste Unterschied für dich als Online-Verkäufer? Du musst wissen, *wo* du diese Steuern erheben und abführen musst, *welchen* Steuersatz du berechnen musst und *wie* du sie korrekt einreichst und zahlst.

US-Umsatzsteuer: Der Nexus-Albtraum (und wie man ihn umgeht)

Die größte Herausforderung für US-E-Commerce-Verkäufer ist die Bestimmung des „Nexus“ – der Verbindung oder Präsenz in einem Bundesstaat, die dich zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet. In der Vergangenheit basierte dies in erster Linie auf der physischen Präsenz (Büros, Lagerhäuser, Mitarbeiter). Mit der Entscheidung des Obersten Gerichtshofs in der Rechtssache „South Dakota gegen Wayfair“ im Jahr 2018 hat sich die Situation jedoch erheblich geändert.

Jetzt können Bundesstaaten den Nexus rein auf der Grundlage der wirtschaftlichen Aktivität festlegen, was als „wirtschaftlicher Nexus“ bezeichnet wird. Das heißt, dass du in einem Bundesstaat umsatzsteuerpflichtig sein kannst, auch wenn du dort nicht physisch präsent bist, sobald du bestimmte Schwellenwerte für den Umsatz oder das Transaktionsvolumen in diesem Bundesstaat überschreitest.

Die verschiedenen Arten von Nexus verstehen:

• Physischer Nexus: Der klassische Auslöser. Wenn du einen physischen Standort (Büro, Lager), Mitarbeiter, Verkäufer oder Lagerbestände (auch über Fulfillment by Amazon – FBA) in einem Bundesstaat hast, entsteht in der Regel ein physischer Nexus.
• Wirtschaftlicher Nexus: Wird ausgelöst, wenn die vom Bundesstaat festgelegten Schwellenwerte für den Umsatz oder die Anzahl der Transaktionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums (in der Regel das vorangegangene oder aktuelle Kalenderjahr) überschritten werden. Übliche Schwellenwerte sind 100.000 US-Dollar Umsatz ODER 200 Transaktionen, aber **diese variieren je nach Bundesstaat**. Einige Bundesstaaten haben höhere Schwellenwerte, einige betrachten nur den Umsatz und einige haben andere Messzeiträume.
• Affiliate-Nexus: Wenn du Partner hast, die Verkäufe in einem Bundesstaat vermitteln, kann dies manchmal einen Nexus begründen.
• Klick-Nexus: Vereinbarungen mit Websites innerhalb des Bundesstaates, die gegen eine Provision auf deinen Shop verlinken, können in einigen Bundesstaaten einen Nexus auslösen.

Wichtiger Punkt: Du musst deine Verkaufsaktivitäten in jedem Bundesstaat einzeln verfolgen, um zu wissen, wann du die wirtschaftlichen Nexus-Schwellenwerte überschreitest. Das Ignorieren dieser Regelung ist keine Rechtfertigung für die Nichtzahlung von Steuern.

Schritte zur Einhaltung der US-Umsatzsteuerpflicht:

1. Nexus bestimmen: Überwache kontinuierlich, wo du physisch präsent bist, und verfolge die Verkaufserlöse/das Transaktionsvolumen für jeden Staat, in dem du verkaufst.
2. Genehmigungen beantragen: Sobald du einen Nexus in einem Staat begründet hast, musst du in diesem Staat eine Umsatzsteuergenehmigung (auch als Verkäufergenehmigung oder Wiederverkaufsbescheinigung bezeichnet) beantragen, *bevor* du mit der Erhebung der Umsatzsteuer beginnst.
3. Deinen Shop einrichten: Richte deine E-Commerce-Plattform so ein (Shopify, WooCommerce und BigCommerce haben oft integrierte oder App-basierte Lösungen), dass die Umsatzsteuer basierend auf der Lieferadresse des Kunden und den spezifischen Steuervorschriften/Steuersätzen für diese Gerichtsbarkeit korrekt berechnet und erhoben wird. Die Steuerpflicht von Artikeln (z. B. Kleidung, digitale Güter) variiert ebenfalls je nach Bundesstaat.
4. Steuern erheben: Berechne an der Kasse den entsprechenden Umsatzsteuersatz.
5. Erklärungen einreichen und Steuern überweisen: Reiche Umsatzsteuererklärungen ein (normalerweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich, je nach Bundesstaat und deinem Umsatz) und überweise die erhobene Steuer an jeden Bundesstaat, in dem du registriert bist. Achte genau auf die Fristen!

Tools wie TaxJar, Avalara oder Sovos können dir dabei helfen, die Nachverfolgung, Berechnung und Einreichung zu automatisieren, insbesondere wenn du wächst und in weiteren Bundesstaaten steuerpflichtig wirst. Diese Tools sind zwar kostenpflichtig, können aber weitaus günstiger sein als Strafen für die Nichteinhaltung der Vorschriften. [Interner Link: Blogbeitrag über wichtige E-Commerce-Tools]

EU-Mehrwertsteuer: Grenzüberschreitender Verkauf

Verkaufst du an Kunden innerhalb der Europäischen Union (EU)? Dann musst du dich mit der Mehrwertsteuer auskennen. Die Regeln haben sich am 1. Juli 2021 erheblich geändert, was in einigen Punkten eine Vereinfachung darstellt, aber dennoch Aufmerksamkeit erfordert.

Wichtige Begriffe zur EU-Mehrwertsteuer (B2C-Verkäufe):

• Bestimmungslandprinzip: Für Verkäufe von Waren, die von außerhalb der EU *oder* innerhalb der EU an Verbraucher (B2C) versandt werden, ist die Mehrwertsteuer in der Regel in dem EU-Land zu entrichten, in dem der *Kunde* ansässig ist.
• EU-weiter Schwellenwert: Für innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren (Versand aus einem EU-Land an einen Verbraucher in einem anderen EU-Land) gilt ein einheitlicher EU-weiter Schwellenwert von 10.000 € pro Jahr für den gesamten grenzüberschreitenden Verkauf an Verbraucher innerhalb der EU.
  • Unterhalb dieses Schwellenwerts kannst du den Mehrwertsteuersatz deines EU-Heimatlandes berechnen (falls zutreffend).
  • Über diesem Schwellenwert musst du den Mehrwertsteuersatz des Landes des Kunden berechnen.
• Import One-Stop Shop (IOSS): Für Waren, die von außerhalb der EU an Verbraucher innerhalb der EU mit einem Versandwert unter 150 € versandt werden, kannst du dich für IOSS registrieren. So kannst du die Mehrwertsteuer am Verkaufsort (zum Satz des Landes des Kunden) erheben und über eine einzige monatliche Erklärung in einem EU-Mitgliedstaat abführen. Das erspart dem Kunden die Zahlung der Einfuhrumsatzsteuer und Bearbeitungsgebühren bei der Lieferung und sorgt für ein deutlich besseres Kundenerlebnis. Wenn du IOSS nicht nutzt, zieht der Postdienstleister oder Kurierdienst in der Regel die Mehrwertsteuer (und Gebühren) vor der Lieferung beim Kunden ein.
• One-Stop-Shop (OSS): Für Unternehmen mit Sitz *innerhalb* der EU, die Waren grenzüberschreitend an Verbraucher in anderen EU-Ländern verkaufen (über dem Schwellenwert von 10.000 €), oder für Unternehmen, die bestimmte digitale Dienstleistungen verkaufen, ermöglicht OSS die Registrierung in einem EU-Land und die Abgabe einer einzigen vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung, in der die in allen anderen Mitgliedstaaten fällige Umsatzsteuer angegeben wird. Dadurch wird eine separate Umsatzsteuerregistrierung in mehreren EU-Ländern vermieden.

Wichtiger Hinweis: Das Vereinigte Königreich hat nach dem Brexit jetzt ein eigenes Mehrwertsteuersystem. Wenn du an britische Kunden verkaufst, musst du die britischen Mehrwertsteuervorschriften kennen, einschließlich eines möglichen Schwellenwerts von 0 £ für ausländische Verkäufer, die für Sendungen unter 135 £ eine britische Mehrwertsteuerregistrierung benötigen.

Schritte zur Einhaltung der Vorschriften: Ähnlich wie in den USA musst du die Verkäufe nach Kundenstandort verfolgen, Schwellenwerte kennen, dich gegebenenfalls für die Mehrwertsteuer/IOSS/OSS registrieren, deinen Shop so konfigurieren, dass die richtigen Sätze berechnet werden, und Steuererklärungen einreichen/Zahlungen überweisen.

Lass dich nicht von Steuern bremsen

Ja, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer sind kompliziert. Aber sie sind ein Teil davon, ein legitimes, skalierbares E-Commerce-Unternehmen zu führen. Sie zu ignorieren, ist einfach keine Option. Der Schlüssel liegt darin, deine Verpflichtungen je nach Verkaufsort und Umsatz zu verstehen, Technologien zu nutzen, um Berechnungen und Berichte zu automatisieren, wo es geht, und dich rechtzeitig anzumelden und zu zahlen.

Betrachten Sie die Einhaltung der Steuervorschriften als Investition in die zukünftige Stabilität und den Ruf Ihres Unternehmens. Wenn Sie alles richtig machen, vermeiden Sie kostspielige Strafen und können sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können – Ihre Kunden begeistern und Ihre Marke ausbauen.

Brauchen Sie Hilfe bei der Entwirrung komplexer Steuerfragen?

Fühlen Sie sich von Nexus-Regeln, Mehrwertsteuer-Schwellenwerten und Registrierungsanforderungen überfordert? Damit sind Sie nicht allein. Die Verwaltung der Steuerkonformität in mehreren Rechtsräumen ist für viele Online-Händler eine große Herausforderung. Während Online Retail HQ sich auf den Aufbau und die Vermarktung deines Shops konzentriert, kennen wir diese operativen Hürden. Wenn du mit uns zusammenarbeitest, kannst du dich auf deine Strategie konzentrieren, während wir uns um die technische Einrichtung und Verwaltung kümmern und Tools integrieren, die deine Steuerlast verringern. Wenn du Hilfe bei der Einrichtung deines Shops für die korrekte Steuererhebung oder bei der Suche nach integrierten Lösungen benötigst, kontaktiere uns für eine kostenlose Beratung. Lass uns gemeinsam dafür sorgen, dass deine Abläufe dein Wachstum unterstützen – und das ganz legal.

Zusammenfassung

Meistern Sie die Umsatzsteuerkonformität im E-Commerce. Lernen Sie die US-Umsatzsteuer (physisch/wirtschaftlich), die Registrierung und die Erhebung kennen. Verstehen Sie die EU-Mehrwertsteuerregeln, Schwellenwerte und IOSS/OSS für grenzüberschreitende Verkäufe. Vermeiden Sie Strafen und sorgen Sie für reibungslose Abläufe.

Adjø,

Lars O. Horpestad

Autor & CEO

Online Retail HQ

E-Mail: lars@onlineretailhq.com