So bekommst du eine EIN- oder Steuer-ID für dein E-Commerce-Unternehmen

Du bist gerade dabei, dein E-Commerce-Geschäft aufzubauen – du suchst Produkte aus, gestaltest deine Website und planst dein Marketing. Aber bei all der Aufregung gibt es ein paar wichtige administrative Schritte, die du auf keinen Fall vergessen darfst. Einer der wichtigsten, vor allem wenn du in den USA tätig bist, ist die Beantragung einer Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), auch bekannt als Federal Tax Identification Number. Was ist eine EIN für E-Commerce-Unternehmer, warum brauchst du wahrscheinlich eine und wie bekommst du sie?

Sich mit den rechtlichen und administrativen Anforderungen einer Unternehmensgründung auseinanderzusetzen, kann ganz schön anstrengend sein. Begriffe wie EIN, Steuer-ID, LLC und Einzelunternehmer können in einem verwirrenden Buchstabensalat durcheinander geraten. Viele neue Unternehmer fragen sich, ob dieser Schritt wirklich notwendig ist, vor allem, wenn sie klein anfangen oder nebenberuflich tätig sind. Wenn du jedoch keine EIN beantragst, wenn dies erforderlich ist, kann dies später zu Komplikationen bei Bankgeschäften, Steuern und Lieferantenbeziehungen führen.

Dieser Leitfaden erläutert den Zweck einer EIN für Online-Verkäufer, die in den USA tätig sind. Wir erklären, was sie ist, beschreiben die gängigen Szenarien, in denen du eine benötigst, und führen dich durch den unkomplizierten Prozess, um sie direkt beim IRS zu beantragen. Betrachte dies als einen notwendigen Meilenstein auf deinem Weg zu einem legitimen und konformen E-Commerce-Betrieb.

Was ist eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN)?

Eine EIN ist eine eindeutige neunstellige Nummer, die von der US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) an Unternehmen vergeben wird, die in den Vereinigten Staaten tätig sind. Sie dient in erster Linie der Steueridentifizierung.

Stell dir die EIN wie eine Sozialversicherungsnummer (SSN) für dein Unternehmen vor. Während Privatpersonen ihre SSN für Steuerzwecke verwenden, nutzen Unternehmen in der Regel eine EIN.

Wichtig: Eine EIN ist eine bundesstaatliche Kennzeichnung. Ihr Bundesstaat verlangt möglicherweise auch eine separate Steuer-ID-Nummer für staatliche Steuerzwecke (Umsatzsteuer, staatliche Einkommenssteuer), aber die EIN ist die bundesstaatliche Kennung.

Warum benötigen Sie eine EIN für Ihr E-Commerce-Unternehmen?

Zwar ist nicht für jede Unternehmensform von Anfang an eine EIN gesetzlich vorgeschrieben (insbesondere für einige Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter), aber für die meisten seriösen E-Commerce-Unternehmen ist die Beantragung einer EIN sehr empfehlenswert und oft sogar praktisch notwendig. Hier sind die Gründe dafür:

1. Eröffnung eines Geschäftskontos: Die meisten Banken verlangen eine EIN, um ein spezielles Geschäftskonto zu eröffnen. Die Trennung von geschäftlichen und privaten Finanzen ist für eine korrekte Buchhaltung und Haftungsschutz unerlässlich. Der Versuch, ein Unternehmen über dein Privatkonto zu führen, führt unweigerlich zu Chaos.
2. Einstellung von Mitarbeitern: Wenn du planst, Mitarbeiter einzustellen (jetzt oder in Zukunft), brauchst du unbedingt eine EIN, um Lohnsteuern abzuführen.
3. Betrieb als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft: Wenn du dein Unternehmen als Kapitalgesellschaft (S Corp oder C Corp) oder Personengesellschaft strukturierst, musst du laut IRS eine EIN beantragen.
4. Einreichung bestimmter Steuererklärungen: Du brauchst eine EIN, um Verbrauchs-, Alkohol-, Tabak- und Waffensteuererklärungen einzureichen.
5. Betrieb bestimmter Altersvorsorgepläne: Unternehmen, die Keogh-Pläne anbieten, brauchen eine EIN.
6. Umgang mit Lieferanten/Großhändlern: Viele größere Lieferanten oder Großhändler, vor allem solche, die Großhandelskonten verlangen, fragen vielleicht nach deiner EIN, um zu überprüfen, ob du ein echtes Unternehmen bist.
7. Aufbau von Geschäftskrediten: Eine EIN hilft dir dabei, dein Unternehmen als eigenständige Einheit zu etablieren, was ein wichtiger Schritt ist, um Geschäftskredite unabhängig von deiner persönlichen Bonität aufzubauen.
8. Vermeidung der Verwendung deiner Sozialversicherungsnummer: Die Verwendung einer EIN für geschäftliche Transaktionen anstelle deiner persönlichen Sozialversicherungsnummer kann zum Schutz vor Identitätsdiebstahl beitragen.

Empfehlung für Einzelunternehmer: Auch wenn du als Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter startest (wobei eine EIN für die Bundessteuer zunächst nicht streng gesetzlich vorgeschrieben ist), ist es dennoch sehr ratsam, eine EIN zu beantragen, um ein Geschäftskonto zu eröffnen und eine professionelle Geschäftsidentität gegenüber Lieferanten aufzubauen.

LLCs (Gesellschaften mit beschränkter Haftung): Die Anforderungen hängen von der Struktur und dem Bundesstaat ab. Ein-Personen-LLCs können manchmal ihre Sozialversicherungsnummer für Bundessteuern verwenden, wenn sie keine Mitarbeiter haben, müssen aber in der Regel eine EIN beantragen, wenn sie Mitarbeiter einstellen oder sich dafür entscheiden, als Kapitalgesellschaft besteuert zu werden. Mehr-Personen-LLCs benötigen in der Regel eine EIN. Auch hier gilt: Eine EIN zu beantragen ist die beste Vorgehensweise für Bankgeschäfte und zur Trennung.

So bekommst du eine EIN (der Prozess)

Die gute Nachricht ist, dass die Beantragung einer EIN relativ einfach und **kostenlos** direkt über die IRS erfolgt.

Wer kann einen Antrag stellen? Der Hauptgeschäftssitz muss sich in den USA oder einem US-Territorium befinden, und die antragstellende Person (die „verantwortliche Partei“) muss über eine gültige Steueridentifikationsnummer (SSN, ITIN oder eine bestehende EIN) verfügen.

Die beste Methode: Online-Antrag

1. Gehen Sie auf die offizielle IRS-Website: Navigieren Sie direkt zum Abschnitt „EIN-Beantragung“ auf IRS.gov. **Achten Sie auf Websites von Drittanbietern**, die für diesen Service eine Gebühr verlangen – die Beantragung direkt beim IRS ist kostenlos. Suchen Sie auf der IRS-Website nach „Apply for an EIN Online“ (EIN online beantragen).
2. Prüfen Sie die Voraussetzungen und Öffnungszeiten: Die Online-Beantragung ist nur zu bestimmten Zeiten möglich (in der Regel an den meisten Werktagen). Vergewissern Sie sich, dass Sie die Voraussetzungen erfüllen.
3. Füll den Online-Antrag aus: Der Antrag ist eine interaktive Sitzung. Du brauchst Infos wie:
   • Den offiziellen Namen und die Adresse deines Unternehmens.
   • Die Art der Unternehmensform (Einzelunternehmen, LLC, Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft usw.).
   • Den Grund für den Antrag (Gründung eines neuen Unternehmens, Einstellung von Mitarbeitern, Bankgeschäfte usw.).
   • Den Namen und die SSN/ITIN der verantwortlichen Person.
   • Infos zu deinen Geschäftsaktivitäten (z. B. Online-Handel).
   • Den Abschlussmonat deines Geschäftsjahres.
   • Die geschätzte Anzahl der Mitarbeiter (falls vorhanden).
4. Überprüfe und sende alles ab: Überprüfe deine Angaben sorgfältig auf Richtigkeit, bevor du sie abschickst.
5. Erhalte deine EIN sofort: Nach erfolgreicher Überprüfung wird deine EIN in der Regel sofort online ausgestellt. Du kannst die Bestätigungsmitteilung herunterladen, speichern und ausdrucken.

Alternative Methoden (langsamer):

• Antrag per Fax: Du kannst das Formular SS-4 (Antrag auf eine Arbeitgeberidentifikationsnummer) herunterladen, ausfüllen und an die entsprechende IRS-Nummer faxen. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel mehrere Werktage.
• Antrag per Post: Du kannst das ausgefüllte Formular SS-4 per Post senden. Dies ist die langsamste Methode, die mehrere Wochen dauern kann.

Wichtiger Hinweis: Du solltest nur eine EIN für deine spezifische Geschäftseinheit beantragen. Sobald sie zugewiesen wurde, ist sie deine permanente Bundessteuernummer.

Nachdem du deine EIN erhalten hast

Bewahre deine EIN-Bestätigungsmitteilung zusammen mit deinen wichtigen Geschäftsunterlagen an einem sicheren Ort auf. Du benötigst diese Nummer häufig für:

• Die Eröffnung deines Geschäftskontos.
• Die Beantragung von Gewerbescheinen und Genehmigungen.
• Die Abgabe von Steuererklärungen für dein Unternehmen.
• Die Angabe gegenüber Lieferanten oder Zahlungsdienstleistern, wenn diese danach fragen.
• Die Einrichtung der Gehaltsabrechnung, wenn du Mitarbeiter einstellst.

Ein grundlegender Schritt für deinen Einstieg in den E-Commerce

Die Beantragung einer EIN für dein E-Commerce-Unternehmen mag wie eine kleine Verwaltungsaufgabe erscheinen, ist jedoch ein wichtiger Baustein für die Gründung eines legitimen, konformen und operativ soliden Online-Shops in den USA. Sie ermöglicht dir den Zugang zu wichtigen Bankdienstleistungen, erfüllt gesetzliche Anforderungen für bestimmte Unternehmensstrukturen und die Einstellung von Mitarbeitern und hilft dir, dein geschäftliches und privates Finanzleben zu trennen.

Zögere nicht, diesen Schritt zu tun. Wenn du die EIN direkt über die IRS-Website beantragst, bekommst du sie oft schnell und kostenlos und kannst so den Weg für einen reibungslosen Betrieb und zukünftiges Wachstum ebnen. Die EIN ist ein Zeichen von Professionalität und eine Notwendigkeit für den Aufbau eines skalierbaren Unternehmens.

Brauchst du Hilfe bei der Unternehmensgründung?

Die rechtlichen und administrativen Aspekte deines E-Commerce-Unternehmens zu regeln, einschließlich der Anforderungen wie EINs, Unternehmensstrukturen und staatliche Registrierungen, kann verwirrend sein. Wenn du Hilfe bei der richtigen Gründung deines Unternehmens benötigst, wende dich an Online Retail HQ. Wir sind zwar keine Rechtsanwälte oder Steuerberater, können dich aber bei der Einrichtung deines Online-Shops unterstützen und dir Ressourcen vermitteln. Unser Ziel ist es, dir dabei zu helfen, ein solides Fundament aufzubauen – entdecke unsere umfassenden E-Commerce-Dienstleistungen.

Zusammenfassung

Erfahren Sie, warum die Beantragung einer Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN für E-Commerce-Unternehmen) beim IRS für Online-Verkäufer mit Sitz in den USA so wichtig ist. Erfahren Sie, wofür sie für Bankgeschäfte, Steuern, Einstellungen und Lieferanten verwendet wird, und befolgen Sie die einfachen Schritte, um sie kostenlos online zu beantragen.

Adjø,

Lars O. Horpestad

Autor & CEO

Online Retail HQ

E-Mail: lars@onlineretailhq.com